أولاً: مقدمة
تهدف هذه السياسة إلى تنظيم آلية حذف وإتلاف البيانات والمعلومات الخاصة بالجمعية بما يضمن المحافظة على سرية المعلومات وحماية خصوصية المستفيدين والمتبرعين والمتطوعين والعاملين، والالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
ثانياً: الهدف
- حماية البيانات من الوصول غير المصرح به بعد انتهاء الحاجة إليها.
- ضمان التخلص الآمن من البيانات والوثائق.
- الامتثال للأنظمة واللوائح ذات العلاقة بحماية البيانات.
- تقليل المخاطر الناتجة عن الاحتفاظ بالبيانات لفترات أطول من الحاجة الفعلية.
ثالثاً: نطاق التطبيق
تطبق هذه السياسة على جميع البيانات والمعلومات والوثائق الورقية والإلكترونية التابعة للجمعية، بما في ذلك بيانات المستفيدين والمتبرعين والمتطوعين والموظفين والشركاء.
رابعاً: مبادئ حذف البيانات
- يتم الاحتفاظ بالبيانات للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت من أجله أو وفق المدد النظامية المعتمدة.
- لا يتم حذف أي بيانات مرتبطة بقضايا قانونية أو مالية أو تحقيقات قائمة إلا بعد انتهاء الحاجة النظامية إليها.
- يتم حذف البيانات بطريقة تمنع استعادتها أو الوصول إليها مرة أخرى.
- توثق عمليات الحذف والإتلاف عند الحاجة.
خامساً: إجراءات حذف البيانات الإلكترونية
- حذف الملفات والبيانات من الأنظمة وقواعد البيانات عند انتهاء الغرض منها أو انتهاء مدة الاحتفاظ بها.
- استخدام وسائل تقنية تضمن عدم إمكانية استعادة البيانات المحذوفة.
- حذف النسخ الإلكترونية الزائدة أو غير الضرورية بشكل دوري.
- التأكد من إزالة البيانات من وسائط التخزين التي يتم التخلص منها أو إعادة استخدامها.
سادساً: إجراءات إتلاف الوثائق الورقية
- فرز الوثائق المنتهية مدة الاحتفاظ بها.
- تمزيق أو إتلاف الوثائق باستخدام وسائل آمنة تمنع إعادة تجميعها أو الاطلاع عليها.
- تنفيذ عملية الإتلاف من قبل موظفين مخولين أو جهات معتمدة عند الحاجة.
- توثيق عمليات الإتلاف للوثائق الحساسة أو ذات الأهمية.
سابعاً: المسؤوليات
- الإدارة التنفيذية مسؤولة عن الإشراف على تطبيق هذه السياسة.
- جميع الموظفين والمتطوعين ملزمون بالالتزام بإجراءات حذف وإتلاف البيانات.
- مسؤول تقنية المعلومات مسؤول عن تنفيذ عمليات الحذف الإلكتروني وضمان أمن البيانات.
ثامناً: المراجعة والتحديث
تتم مراجعة هذه السياسة بشكل دوري أو عند الحاجة، واعتماد أي تعديلات من الجهة المختصة في الجمعية.
تاسعاً: الاعتماد
تعتمد هذه السياسة من مجلس إدارة جمعية كليتي لرعاية مرضى الكلى، ويُعمل بها اعتباراً من تاريخ اعتمادها، وتُلزم جميع منسوبي الجمعية والمتعاملين معها بما يخصهم من أحكامها.